Améliorer l’organisation personnelle dans l’entreprise

Publié par Alexis Monville dans Ayeba

Au cours des 20 dernières années, les technologies de l’information et de la communication ont permis d’améliorer considérablement la productivité des entreprises. Paradoxalement, la productivité individuelle, ou tout du moins, la perception de cette productivité, ne semble pas avoir progressée. Les entreprises des mêmes secteurs ont tiré partis des mêmes outils, les responsabilités de certaines personnes dans l’entreprise ont été considérablement élargies et les temps raccourcis.

Pour illustrer cette transformation, imaginez que vous ayez à organiser une réunion avec 5 personnes, de rechercher une information, d’évaluer différents scénarios budgétaires… disons en 1990… avant que l’lnternet, les systèmes de messagerie, les agendas partagés, les conférences téléphoniques, les téléphones mobiles, les vidéo-conférences, les tableurs ne soit largement diffusés dans les entreprises…

De nombreux acteurs de l’entreprise, subissent une surcharge informationnelle, une surcharge de travail… génératrice de stress et de mauvaises décisions. Le dernier qui a parlé, écrit, ou celui qui crie le plus fort a raison et indique quelle est la prochaine action. Les personnes se comportent parfois comme des brindilles ballotées dans un torrent, leurs actions sont guidées par le flux de messages de la boite de réception de leur messagerie.

Pour sortir de cette spirale négative, il est nécessaire de prendre le temps de s’organiser et pour cela l’approche proposée par David Allen dans son ouvrage «s’organiser pour réussir» (Getting Things Done ou GTD) peut s’avérer salvatrice.

Le processus peut se résumer comme ceci :

• Mettre sur le papier ce qui est dans la tête (cela peut prendre plusieurs heures pour vider le cerveau).
• Clarifier ce que chaque élément signifie en terme de résultat et en terme d’actions si cela a du sens. Quelle est l’action suivante ? A cette occasion, appliquer une règle de l’approche Getting Things Done, qui veut que les actions pouvant être terminées en moins de 2 minutes doivent être effectuées immédiatement. Ceci permet de réduire le nombre d’action et de ne pas dépenser d’énergie à gérer des taches brèves.
• Organiser les actions qui peuvent être exécutées dans une liste contextuelle (bureau, maison, téléphone…) ou reporter dans une liste attente pour les taches déléguées.
• Réexaminer régulièrement (au moins une fois par semaine) tous les projets et taches en cours ou nouveaux.

Ainsi, vous saurez toujours quelle est l’action importante que vous pouvez faire dans le contexte dans lequel vous êtes.

Une question posée régulièrement est :

Quels sont les outils pour appliquer GTD ?

J’utilise pour ma part un cahier à pages kraft épaisses. Les pages représentent des contextes : maison, train, bureau, client 1, client 2, client 3 (j’utilise leurs véritables noms ou le nom d’un projet). Les actions sont notées sur des mini post-it ce qui me permet de les réordonner facilement. Chaque page est structurée en 3 colonnes : à faire, en cours, terminé. La colonne «terminé» me permet de rendre compte facilement des actions réalisées sur une période. Une page spéciale est dédiée à la collecte des idées (sur les pages dédiées à chaque client, une 4ème colonne permet de collecter les idées). Une dernière page me permet de ranger les taches que je ferai «plus tard».

La source d’inspiration pour rendre visuel ce qui est en cours est bien sur issue des méthodes agiles ou du Kanban (d’ailleurs la limitation des taches en cours par la hauteur de la colonne n’est pas suffisamment restrictive… Il faut que j’améliore ce point)

Ce cahier m’accompagne dans mes déplacements et a déjà été une source d’inspiration pour certains de mes clients. L’amélioration de l’efficacité est impressionnante et la réduction de stress très visible !

Etes-vous prêt à essayer ?

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